Bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch là bản sao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định, căn cứ vào sổ hộ tịch hiện đang lưu trữ để cấp cho người có yêu cầu.

UBND cấp xã, UBND cấp huyện hoặc Sở Tư pháp - nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.

Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch có thể gửi đề nghị qua đường bưu điện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong trường hợp sổ hộ tịch đã ghi chú việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được ghi theo nội dung đã được ghi chú.

Trong trường hợp bản chính giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được thì được cấp lại bản chính giấy khai sinh.

UBND cấp huyện - nơi lưu trữ sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh.

Sở Tư pháp cấp tỉnh nơi trước đây đương sự đã đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh.

Người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh phải nộp tờ khai (theo mẫu quy định) và bản chính giấy khai sinh cũ (nếu có).

Sau khi nhận tờ khai, cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp căn cứ vào sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để ghi vào nội dung bản chính giấy khai sinh và ghi rõ "Cấp lại" dưới tiêu đề của bản chính giấy khai sinh, Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự một bản chính giấy khai sinh mới, thu hồi lại giấy khai sinh cũ (nếu có). Trong cột ghi chú của sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Đã cấp lại bản chính giấy khai sinh ngày... tháng... năm".

Sau khi cấp lại bản chính giấy khai sinh, UBND cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho UBND cấp xã - nơi đã đăng ký khai sinh để ghi chú tiếp vào sổ đăng ký khai sinh lưu tại UBND cấp xã.

Các quy định về cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, cấp lại bản chính giấy khai sinh cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài cũng được áp dụng cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài trước đây đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.

Thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch và cấp lại bản chỉnh giấy khai sinh trong trường hợp này là Sở Tư pháp - nơi lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch.