Tuy là loại giấy tờ rất quan trọng nhưng trong thời gian qua đã không ít người do không biết, hoặc do nhận thức chưa đầy đủ, nên còn để xảy ra nhiều việc đáng tiếc như: Làm mất bản chính các giấy tờ; ghi sai lệch năm sinh, họ tên, chữ đệm với các giấy tờ đã có trước đó; hoặc sai với thực tế, do nhầm lẫn, hoặc cố tình; con không mang họ của cha ruột mà lại mang họ của cha dượng (đối với các trường hợp kết hôn lần thứ hai); con mang họ, dân tộc khác với họ, dân tộc của cha mẹ do theo phong tục tập quán, hoặc do nhận thức sai lệch của người dân và sơ suất của cán bộ hộ tịch; giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn... không có số, không đóng dấu chức danh, dấu tên; người đi đăng ký khai sinh không ký tên...

Nguyên nhân của những sai sót, tồn tại trên bắt nguồn từ hai phía: Cán bộ hộ tịch và người đi đăng ký hộ tịch. Hậu quả của nó không những gây phiền hà rắc rối cho đối tượng về sau này, mà còn làm khó khăn cho ngành Tư pháp và các ngành có liên quan trong việc giải quyết các thủ tục liên quan. Để khắc phục những sai sót tồn tại nêu trên, xin đưa ra một vài ý kiến cần lưu ý khi đăng ký các sự kiện về hộ tịch như sau:

Thứ nhất , cần kiểm tra xem đối tượng đi đăng ký hộ tịch có đúng thẩm quyền không?

Thứ hai , cần kiểm tra các giấy tờ theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch và các giấy tờ đã có trước đó như: Sổ hộ khẩu, giấy chứng sinh, giấy chứng minh nhân dân của người đến yêu cầu, đơn từ (có xác nhận)...

Riêng về khai sinh, không những đối chiếu các dữ kiện của người được khai sinh, mà còn phải đối chiếu các dữ kiện phần khai về cha mẹ. Cần giải thích rõ, con được quyền mang họ cha hoặc họ của mẹ; dân tộc của cha hoặc dân tộc của mẹ, theo phong tục tập quán hoặc thỏa thuận. Nếu có những điều khác với phong tục tập quán hoặc không bình thường thì cần kiểm tra, bổ sung các giấy tờ cần thiết khác như: Giấy thỏa thuận của cha, mẹ về việc đặt họ, tên, lựa chọn dân tộc theo quy định của pháp luật để tránh sai sót và khiếu nại sau này.

Mặt khác, trong tình hình hiện nay, khi việc đăng ký khai sinh đa số là quá hạn, lại không có giấy chứng sinh, nên người dân không nhớ chính xác năm sinh của con mình, mà thường chỉ nhớ được con mình tuổi gì (thí dụ tuổi con Chuột, con Trâu, con Mèo...), vì vậy cán bộ hộ tịch cần lập cho mình một bảng tra cứu con giáp tương ứng với năm sinh để hạn chế việc sai năm sinh do lỗi của người dân. Trường hợp cha mẹ đặt tên cho con quá dài (cả họ và tên có khi đến 6-7 chữ), thì phân tích sự bất lợi sau này khi ghi họ tên trong các giấy tờ, giao dịch để họ có quyền lựa chọn.

Thứ ba , trước khi trao các giấy tờ hộ tịch cho đối tượng, cần kiểm tra lại lần cuối tất cả các dữ kiện trong các giấy tờ đó và sổ sách hộ tịch; giải thích rõ giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch mà họ vừa đăng ký và không quên giải thích cho họ phân biệt được bản chính và bản sao hộ tịch, cách bảo quản, sử dụng các giấy tờ đó (được giữ lại bản chính, chỉ phải nộp bản sao các giấy tờ hộ tịch khi làm các thủ tục khác có liên quan).

Thứ nhất , trước khi đến đăng ký hộ tịch cần có sự chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật. Đối với khai sinh cần có sự thỏa thuận, bàn bạc giữa vợ chồng về việc mang họ, đặt tên và lựa chọn dân tộc cho con (nếu cha mẹ thuộc hai họ và dân tộc khác nhau). Lưu ý: Việc đặt tên cho con cần rà soát tên của ông, bà, chú, bác (những người thân thích) của hai bên, hoặc tên tục tĩu gọi lên nghe chướng tai, để tránh việc cải chính sau này.

Thứ hai, trước khi nhận các giấy tờ đăng ký hộ tịch từ cán bộ hộ tịch, cần kiểm tra kỹ lưỡng xem có ghi đầy đủ tất cả các dữ kiện ghi trong giấy tờ chưa? Có sai sót không? Thí dụ: Giấy tờ hộ tịch đã cho số lưu chưa? Đã đóng dấu chức danh chưa? Người đi đăng ký hộ tịch và cán bộ hộ tịch đã ký tên chưa?... Trường hợp phát hiện sai sót thì đề nghị bổ sung, hoặc cấp lại cho đúng ngay sau đó.

Thứ ba , trong các giấy tờ hộ tịch, nếu có gì chưa rõ thì hỏi lại cán bộ hộ tịch. Không biết chữ thì nhờ đọc giùm. Thí dụ: Giá trị pháp lý, cách sử dụng, bảo quản, phân biệt bản chính, bản sao các giấy tờ hộ tịch, vì hiện nay đa số người dân nhầm lẫn việc này.